Blog

Trang chủ
Blog
Cẩm Nang
Những Yếu Tố Cần Thiết Tạo Nên Sự Thành Công Của Sự Kiện

Những Yếu Tố Cần Thiết Tạo Nên Sự Thành Công Của Sự Kiện

Tổ chức sự kiện không phải khó, nhưng tổ chức sự kiện thành công không hề đơn giản, nó là cả một quá trình từ khâu lên kế hoạch, ý tưởng đến khâu chuẩn bị và thực hiện. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn nắm vững những yếu tố quyết định sự thành công của một sự kiện và luôn đảm bảo sự kiện của bạn được diễn ra một cách tốt nhất.

Tổ chức sự kiện Nam Thuận Phát

1, Tìm địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Đừng nên coi nhẹ yếu tố địa điểm, khi bắt đầu kế sau khi ấn định ngày tổ chức sự kiện, bạn nên tìm ngay địa điểm ưng ý để tổ chức. Nên hoàn thiện hợp đồng, thủ tục để địa điểm của bạn không đột ngột bị ai đó tranh chấp mất. Với sự kiện ngoài trời, việc thống nhất với đơn vị cho thuê địa điểm về những hỗ trợ khi trời mưa bão cũng cần được đưa vào hợp đồng một cách kỹ lưỡng .

Địa điểm tổ chức sự kiện

2, Phát triển kế hoạch và lập kế hoạch dự trù khi tổ chức sự kiện

Đặt ra mục tiêu mà bạn muốn đạt được và đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện phải bám sát kế hoạch để dẫn đến kết quả bạn mong muốn. Kế hoạch cần được viết ra một cách chi tiết đến từng hạng mục nhỏ, ai là người phụ trách và deadline cho công việc đó là khi nào.

Kế hoạch dự trù trong tổ chức sự kiện

Luôn có một kế hoạch dự trù cho mọi thứ, trong trường hợp những tình huống xấu nhất xảy ra như thời tiết thay đổi, MC đến muộn v.v… để đảm bảo sự kiện của bạn chuẩn bị tốt nhất. Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lều bạt, hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

3, Gửi thông điệp hiệu quả trong sự kiện

Thư mời là yếu tố đầu tiên mà mọi người nhìn thấy được ở sự kiện của bạn.
Thư mời nên thông báo tới người tham dự những chi tiết : ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào (đảm bảo bao gồm địa chỉ, thông tin đỗ xe và gợi ý trang phục).

Triễn lãm đồ gỗ liên minh

Diện mạo của thư mời cũng nên đưa cho người tham dự gợi ý về nội dung chương trình, dù cho đó chỉ là hình nền hay sự phối hợp màu sắc, font chữ. Vì dụ như những bữa tiệc sôi động cần nhiều màu sắc hơn những buổi hội thảo trang trọng và lịch sự.

4, Chú ý vào những chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện

Bạn hãy lưu trữ và theo dõi thông tin người tham dự vào một file Excel (bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi, giới hạn khẩu phần ăn,…) để trước sự kiện, bạn có thể sử dụng những thông tin đó để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho họ.

Tổng thể cảnh quan trong lễ tất niên
Còn nữa, hãy chú ý tới vấn đề tôn giáo – đừng nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với ngày lễ tôn giáo và hãy chú ý kỹ tới giới hạn thực đơn. Chuẩn bị cho mọi vấn đề có thể tiếp cận được.

5, Trang bị một số vận dụng cần thiết

Những vật dụng bạn nên trang bị là : vật dụng sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ… Khách mời của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ vấn đề khẩn cấp nào. Vì thế, một số vật dụng “chửa cháy” này là rất cần thiết.

6, Theo sát khách hàng – Chìa khóa thành công

Luôn giữ liên lạc với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. Gọi điện 2-3 ngày trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của khách hàng.

Sau sự kiện, bạn nên gửi thư cảm ơn họ đã tới tham dự chương trình. Gửi kèm trong thư tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn thêm một điểm cộng trong mắt khách hàng. Hãy luôn cho khách hàng thấy rằng, họ được tôn trọng và được phục vụ một cách tốt nhất trong sự kiện của bạn.

Xem thêm các chương trình Rạng Danh Việt tổ chức : Tại đây

7, Am hiểu một ít về công nghệ là rất cần thiết

Bạn sẽ cần tới microphone, máy chiếu, loa, camera,..
Tạo một danh sách thiết bị và kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập tất cả các thiết bị vào đúng chỗ và đảm bảo chúng hoạt động trơn tru trong sự kiện.

Tổ chức sự kiện

Bạn cũng cần bố trí người kiểm tra thiết bị trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để khắc phục mọi sự cố kỹ thuật có thể xảy ra. Vì thế việc trang bị cho mình một số kiến thức cơ bản về những máy móc công nghệ trong tổ chức sự kiện là điều không thừa thải.

8, Chi tiêu trong phạm vi ngân quỹ (hoặc thậm chí ít hơn)

Hãy cố gắng thương lượng giá hoặc định giá thêm với những nhà phân phối thực phẩm, công ty trang trí, nhà phân phối hoa,… một cách tốt nhất. Đôi khi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch và những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi bị lạm chi đáng kể .

Thực ăn trong sự kiện