Blog

Trang chủ
Blog
Cẩm Nang
Lượm Lặt Một Số Kinh Nghiệm Cần Thiết Trong Tổ Chức Sự Kiện

Lượm Lặt Một Số Kinh Nghiệm Cần Thiết Trong Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức một sự kiện không hề khó nhưng làm cách nào để sự kiện đó thành công, để lại dấu ấn trong lòng người tham dự mới là vấn đề đáng chú trọng. Dưới đây là một số kinh nghiệm có thể giúp ích cho bạn rất nhiều trong quá trình tổ chức sự kiện.

MỘT SỐ KINH NGHIỆM CẦN THIẾT KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Ý tưởng, chủ đề cho sự kiện

Bất kể một sự kiện nào được tổ chức cũng đều thể hiện mục đích riêng đến với đối tượng tham dự. Đó thể là một hội thảo chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, sự kiện ra mắt sản phẩm, họp báo, lễ trao giải... Và tùy thuộc vào mục đích mà ý tưởng, chủ đề sẽ được đưa ra từ khâu thiết kế sân khấu, bối cảnh đến kịch bản.

Nếu xem sự kiện như một con người thì sân khấu chính là bộ mặt, những thiết kế sân khấu độc đáo sẽ cuốn hút người xem ngay từ những cái nhìn đầu tiên, tạo hiệu ứng mạnh mẽ về thị giác, làm cho người xem ghi nhớ nhiều hơn và rõ hơn về sự kiện của bạn.

Địa điểm, quy mô tổ chức

Cần nắm rõ quy mô sự kiện để có thể tìm kiếm được địa điểm phù hợp, đáp ứng được các nhu cầu từ thiết kế sân khấu, số lượng khách mời, sảnh check in, địa điểm đưa đón, gửi xe cho khách tham dự. Nhiều trường hợp đáng tiếc xảy ra đó là một số công ty sau khi đã gửi thiệp mời thì mới biết được địa điểm tổ chức sự kiện không thể đáp ứng được số lượng khách mời tham gia.

Hội thảo diễn đàn quốc tế

Xem thêm: Rạng Danh Việt Tổ Chức Hội Thảo Diễn Đàn Kinh Tế

Một lời khuyên từ kinh nghiệm của Rạng Danh Việt là bạn phải luôn khảo sát trước địa điểm, tìm hiểu các ưu nhược điểm và thông tin đầy đủ trước khi lựa chọn

tiệc tất niên tam giang

Hệ thống trang thiết bị, trình chiếu và âm thanh

Bạn có cảm thấy thoải mái không khi tham dự một sự kiện mà chẳng nghe rõ MC nói gì? Hay điện cứ chập chờn lúc có lúc không? Một sự kiện được đánh giá là chuyện nghiệp khi đảm bảo được 2 yếu tố nghe, nhìn của người tham dự. Vì vậy, đầu tư tốt cho hệ thống trang thiết bị cũng là một yếu tố nên được chú trọng.

kinh nghiệm tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập

Liên hệ, gửi thiệp cho khách mời

Có thể thực hiện bằng nhiều hình thức như thông qua email hay gửi thư mời trực tiếp sao cho phù hợp, tiện lợi nhất cho đối tượng khách mời của bạn. Thời điểm tốt nhất để gửi cho khách mời tham dự là ít nhất một tuần trước ngày diễn ra sự kiện để họ có sự chuẩn bị cũng như sắp xếp thời gian tham dự. Một tip nhỏ đáng chú ý ở đây là trên thiệp mời nên đính kèm sơ đồ địa điểm để tiện hơn cho khách mời trong quá trình di chuyển.

Phương án dự phòng cho vấn đề thời tiết, an ninh

Nên tham khảo trước tình hình thời tiết trước và trong thời gian chuẩn bị tổ chức sự kiện để tìm kiếm được địa điểm cũng như chuẩn bị phương án dự phòng cho những diễn biến thời tiết bất ngờ xảy ra. Đặc biệt, đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời, đường phố... Bên cạnh đó, an ninh được đảm bảo nghiêm ngặt cũng góp phần tạo sự an tâm, tin tưởng cho khách mời đến tham dự.

Kịch bản chương trình

Muốn sự kiện được diễn ra xuyên suốt cần có một agenda chi tiết, rõ ràng. Mọi chi tiết đều cần chuẩn bị hết sức kĩ lưỡng, có kế hoach tổng duyệt, kiểm tra lại mọi thứ trước khi diễn ra sự kiện, đội ngũ thực hiện chương trình phải được phối hợp đồng bộ và phải theo dõi sát xao quá trình diễn ra sự kiện để có thể ứng phó kịp thời với những tình huống bất ngờ xảy ra.

Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều nhờ đến sự hỗ trợ của các đối tác là các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để hạn chế những rủi ro phát sinh cũng như tổ chức được một sự kiện thành công mà vẫn đảm bảo được mức kinh phí.

MC trong sự kiện

Tại sao nên chọn Rạng Danh Việt là công ty tổ chức sự kiện của bạn?

Nếu bạn đang gặp vấn đề trong việc tổ chức sự kiện hay cần tư vấn về chương trình bạn tổ chức được diễn ra một cách hoàng tráng và chuyên nghiệp thì hãy nhanh chóng liên hệ để nhận được sự hỗ trợ từ công ty chúng tôi. Rạng Danh Việt – dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam. Luôn đi đầu trong các ý tưởng sáng tạo, hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại cùng đội ngũ nhân viên, nhân sự sự kiện nhiệt tình và năng động.

Khai trương cửa hàng Phật giáo

Những sự kiện do Rạng Danh Việt tổ chức luôn mang lại thành công và giá trị lớn cho thương hiệu của doanh nghiệp. Luôn luôn tư vấn khách hàng tới chi phí cạnh tranh và tiết kiệm nhất. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp bạn nên chọn Rạng Danh Việt là nhà tổ chức sự kiện đáng tin cậy.

Hotline: 0901 274 479