Blog
6 Điều Cần Cân Nhắc Khi Lựa Chọn Địa Điểm Sự Kiện
Khi tổ chức một sự kiện, bạn phải đối mặt với nhiều quyết định. Chọn một địa điểm là một quyết định sẽ có tác động lớn nhất đến sự kiện của bạn. Ngày của sự kiện, tùy chọn ăn uống và trải nghiệm thú vị của người tham dự ... Tất cả đều bị ảnh hưởng một phần bởi địa điểm bạn chọn.
Điều này nghe có vẻ hơi đáng sợ? Bạn không phải cảm thấy như vậy. Dưới đây là một số hướng dẫn về thời điểm để đưa ra quyết định, điều cần cân nhắc và làm thế nào để làm tốt hơn.
Khi nào bắt đầu tìm địa điểm? Càng sớm càng tốt. Sau khi bạn đã hiểu rõ về 3 điều sau, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm một địa điểm: ngân sách, quy mô dự kiến, và các yêu cầu không gian.Đặt một địa điểm ít nhất 4-6 tháng trước để bạn có đủ thời gian để lên kế hoạch những thứ quan trọng khác, chẳng hạn như ăn uống, tờ rơi sự kiện, trang web. Hoặc tìm một công ty tổ chức sự kiện trọn gói nếu bạn không có nhiều thời gian.
Vậy cần cân nhắc gì khi tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện?
- Vị trí
Đối với một sự kiện nhỏ, bạn có thể tìm kiếm một địa điểm trong khoảng cách hợp lý từ hầu hết nhà của người tham dự hoặc nơi làm việc. Nếu nhiều người tham dự ở nước ngoài, một địa điểm gần sân bay hoặc khách sạn của họ sẽ có lợi hơn. Trong trường hợp nào, đừng quên xem xét các lựa chọn giao thông, vận chuyển và đỗ xe nhé.Bạn muốn giảm trường hợp khách mời của bạn bị trễ?
Cung cấp cho họ đầy đủ thông tin, các ứng dụng di động, bản đồ GPS, chỉ đường lái xe và các thông tin đậu/ xe buýt, những người tham dự của bjan sẽ cảm thấy nhẹ nhõm. Nếu địa điểm nằm trong khuôn viên rộng lớn hoặc nơi có nhiều tầng lầu, một bản đồ để trước cổng sẽ giúp đỡ khách mời của bạn nhiều hơn.
- Đậu xe
Địa điểm có bãi đỗ xe hoặc đỗ xe có người trông xe không? Một địa điểm với bãi đậu xe lớn thì luôn tốt. Nếu không, có chỗ đậu xe gần đó mà người tham dự có thể sử dụng không? Câu trả lời vẫn là không thì bạn nên suy nghĩ đến việc lựa chọn một địa điểm mới rồi.Một vài công cụ bạn nên bổ sung cho khách mời của bạn để việc đi lại trở nên thuận tiện hơn:
- Đàm phán với các dịch vụ đặt xe để họ thiết lập và phân phối mã khuyễn mãi cho khách mời.
- Cung cấp cho một cách cho người tham dự chia sẻ chuyến đi hoặc taxi với nhau. Đây là cơ hội tốt để khách mời tương tác với nhau. Một ứng dụng sự kiện hay cung cấp bảng thông báo với tính năng trò chuyện nhóm sẽ giúp ích cho ý tưởng này.
- Sức chứa
Bạn sẽ cần biết dung lượng phòng của địa điểm vì một vài lý do. Trước tiên, 500 người (nếu đó là số lượng tham dự sự kiện ước tính của bạn) không thể thoải mái phù hợp với một căn phòng với sức chứa 250 người. Và thứ hai, có những điều kiện an toàn mà địa điểm tổ chức cần phải đảm bảo.
Xem thêm: Rạng Danh Việt Tổ Chức Lễ Khai Trương Sài Gòn Sports
- Dịch vụ và tiện nghi
Địa điểm có nhà bếp và nó có cung cấp phục vụ cho sự kiện của bạn không? Nếu có, thường thì địa điểm sẽ miễn lệ phí cơ sở và chỉ tính phí thanh toán xuống cùng với chi phí thức ăn cho mỗi người tham dự. Những địa điểm không có nhà bếp có thể có quan hệ đối tác với một nhà cung cấp thực phẩm mà bạn được yêu cầu sử dụng.
Bạn có thể muốn kiểm tra thực phẩm của họ trước. Nếu nó không đủ tốt, nó có thể tạo ra một tác động tiêu cực đến trải nghiệm của khách mời. Nó có bàn, ghế và khăn trải giường mà bạn có thể sử dụng? Nếu một địa điểm có các mục này, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều tiền và nỗ lực bằng cách sử dụng những gì họ có, giả sử nó phù hợp với chủ đề và không khí của bạn.
- Bố trí
Hãy lập một kế hoạch trước về nhu cầu địa điểm, cần phải chắc chắn rằng bố trí địa điểm phù hợp với sự kiện của bạn. Đánh dấu lại những vị trí quan trọng như bàn đón khách, thiết bị ánh sáng bạn có đặt.Để ý đến các hoạt động trong sự kiện. Nếu bạn muốn một nơi mà khách hàng có chụp hình, một cái bàn để trưng bày sản phẩm. Hãy bố trí mọi thứ thật hợp lý.Đặc biệt quan tâm đến trang trí bên trong địa điểm. Phong cách kiến trúc là gì và nội thất của tòa nhà đó truyền đạt thông điệp gì? Nếu bạn đang tổ chức một buổi hội nghị, bạn sẽ cần chỗ khác so với một buổi triển lãm.
- Sự linh hoạt
Sự linh động trong ngày tổ chức sự kiện có thể là một cách tuyệt vời để đàm phán với địa điểm. Tìm xem họ còn chỗ trống những ngày nào. Bạn có thể tùy chỉnh lịch của mình, bạn có nhiều khả năng được giảm giá.
Rạng Danh Việt chính là sự lựa chọn hoàn hảo của bạn để tổ chức sự kiện hiệu quả !
Bạn cảm thấy khó khăn khi phải đi tìm địa điểm tổ chức sự kiện, vậy thì còn chần chừ gì nữa mà không nhấc máy lên gọi ngay cho Rạng Danh Việt đi nào!!!
Hotline: 0901 274 479 (24/7) Hoặc gửi yêu cầu về Email: lienhe@rangdanhviet.com
Với kinh nghiệm dày dặn từng đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong các sự kiện trước, tất cả khâu chuẩn bị đều được đội ngũ công ty chuẩn bị chu đáo để chương trình sự kiện được diễn ra một cách tốt đẹp và làm hài lòng khách hàng, đối tác của bạn.
Có thể bạn quan tâm
Khách hàng
Bộ phận tư vấn
Bạn cần tư vấn?
Hãy để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay!
Bản quyền thuộc về Rạng Danh Việt. Mọi sao chép phải được sự cho phép!
Tổng lượt bình luận: {{totalComments}} - Tổng lượt trả lời: {{totalReplies}}